Documenteren.

Voorstel:
Implementatie van de “Dit nooit weer!” Documentatieprocedure

Inleiding:

Het is essentieel om bepaalde momenten, gebeurtenissen of situaties vast te leggen om herhaling in de toekomst te voorkomen. De zin “Dit nooit weer!” symboliseert het belang van het leren van onze fouten en ervoor te zorgen dat ze niet opnieuw gebeuren. Dit voorstel beschrijft een systematische aanpak om ervoor te zorgen dat er altijd iemand aanwezig is met pen en papier om deze cruciale momenten te documenteren.

Procedure:

• Selectie van Documentatoren:
  • Voor elke openbare bijeenkomst, evenement of belangrijke vergadering moet er een aangewezen persoon zijn die verantwoordelijk is voor de documentatie van de zin “Dit nooit weer!”.
  • Deze persoon moet een neutrale houding hebben ten opzichte van de situatie en moet niet direct betrokken zijn bij de gebeurtenis.
• Training:
  • De geselecteerde documentatoren moeten worden getraind in het herkennen van cruciale momenten die de zin “Dit nooit weer!” vereisen.
  • Ze moeten ook worden getraind in het objectief documenteren van de context waarin de zin wordt opgeschreven.
• Documentatie:
  • Naast de zin “Dit nooit weer!” moet de documentator ook de volgende zaken vastleggen:
  • Datum en tijd van de gebeurtenis.
  • Korte beschrijving van de situatie.
  • Namen van de betrokken personen (indien toepasselijk en toegestaan).
  • Aanbevelingen of actiepunten om herhaling te voorkomen.
• Opslag en Beoordeling:
  • Alle gedocumenteerde situaties moeten worden opgeslagen in een centraal archief.
  • Er moet een commissie zijn die periodiek deze documenten beoordeelt en passende maatregelen neemt om herhaling van dergelijke situaties te voorkomen.
• Bewustwording:
  • Het is belangrijk om bewustwording te creëren onder de gemeenschap of organisatie over het belang van deze procedure.
  • Er kunnen workshops of seminars worden georganiseerd om het belang van het leren van fouten te benadrukken en om de zin “Dit nooit weer!” te populariseren.

Conclusie:

Het documenteren van cruciale momenten met de zin “Dit nooit weer!” is meer dan alleen woorden op papier zetten. Het gaat om het vastleggen van een belofte aan onszelf en aan anderen dat we zullen leren van onze fouten en alles in het werk zullen stellen om ze niet te herhalen. Door deze procedure te implementeren, zorgen we voor een systematische aanpak om deze belofte waar te maken.